Użytkowanie w firmie swojego samochodu

8 kwietnia 2012

Użytkowanie w firmie samochodu osobowego, nie stanowiącego jej własności

W praktyce często pojawia się pytanie, czy wydatki związane z używaniem najmowanego/
dzierżawionego samochodu osobowego można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów firmy.
Istnieje więc taka możliwość, jednak jest obowiązek ewidencjonowania kosztów jego używania dla
celów podatnika.

Najem/dzierżawa

Zgodnie bowiem z art. 16 ust. 1 pkt 51) ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych nie uważa
się za koszty uzyskania przychodów wydatków z tytułu kosztów używania, dla potrzeb działalności
gospodarczej, samochodów osobowych niestanowiących składników majątku podatnika - w części
przekraczającej kwotę wynikającą z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu
dla celów podatnika oraz stawki za jeden kilometr przebiegu, określonej w odrębnych przepisach
wydanych przez właściwego ministra.

Aby ten przepis miał sens podatnik jest obowiązany prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu.
Powyższy przepis ma takie znaczenie, iż w przypadku samochodów osobowych, użytkowanych na
podstawie umowy najmu lub dzierżawy, a także będących prywatną własnością pracownika itp.,
podatnik ograniczony jest w możliwości zaliczenia do kosztów podatkowych wydatków związanych z
eksploatacją tego pojazdu.

W/w stawkę kilometrową określa Rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca
2002r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do
celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością
pracodawcy. Zgodnie z tym aktem prawnym, stawki za jeden kilometr przebiegu wynoszą:

- dla samochodu osobowego o pojemności skokowej silnika do 900 cm3 - 0,5214 zł;
- dla samochodu osobowego o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3 - 0,8358 zł.

Leasing

Od powyższej zasady ustawa przewiduje jednak istotny wyjątek, określony w art. 16 ust. 3b, zgodnie
z którym wyłączono spod obowiązywania art. 16 ust. 1 pkt 51) samochody osobowe używane
na podstawie umowy leasingu. Zgodnie natomiast z art. 17a pkt 1 ustawy przez umowę leasingu
rozumie się umowę nazwaną w kodeksie cywilnym, a także każdą inną umowę, na mocy której jedna
ze stron, zwana dalej „finansującym”, oddaje do odpłatnego używania albo używania i pobierania
pożytków na warunkach określonych w ustawie drugiej stronie, zwanej dalej „korzystającym”,
podlegające amortyzacji środki trwałe lub wartości niematerialne i prawne, a także grunty.

Znane prawu cywilnemu umowy prowadzące do skutków wymienionych w art. 17a pkt 1 to przede
wszystkim najem i dzierżawa, a także uregulowana w art. 70918 k.c. umowa powodująca - na
warunkach charakterystycznych dla leasingu - oddanie rzeczy stanowiącej własność oddającego, a do
której stosuje się odpowiednio przepisy o umowie leasingu (tak Andrzej Huchla [w:] Huchla Andrzej,
Waluga Marek, Etel Leonard, Serwacki Jerzy, Stolarek Michał, Ruśkowski Eugeniusz, Stachurski Wojciech, Stankiewicz Janusz, Chojna-Duch Elżbieta, Majszczyk Hanna, Nykiel Włodzimierz, Biblioteka
podatkowa, Warszawa 1996-2004 Wydawnictwo Prawnicze LexisNexis, ISBN: 83-86702-55-9). Po
spełnieniu powyższych przesłanek umowa dzierżawy czy najmu będzie więc traktowana jako leasing.
Dopiero gdy warunki te nie są spełnione, umowa może zostać uznana za dzierżawę lub najem. W
wypadku umowy leasingu nie będzie obowiązku prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdów, a
wszelkie wydatki związane z użytkowaniem danego samochodu będą stanowiły koszty uzyskania
przychodów.

Aby umowa w świetle powyższych przepisów była traktowana jako leasing, spełnione muszą
być również dodatkowe przesłanki, odpowiednio dla leasingu operacyjnego bądź dla leasingu
finansowego. W przypadku pierwszego typu leasingu, opłaty ustalone w umowie leasingu z tytułu
korzystania ze środków trwałych będą stanowić koszt uzyskania przychodów korzystającego jeżeli:

• umowa została zawarta na czas oznaczony, stanowiący co najmniej 40% normatywnego
okresu amortyzacji (w przypadku samochodu minimalny okres, na który umowa powinna być
zawarta wynosi 2 lata);
• suma ustalonych w umowie opłat, pomniejszona o należny VAT, odpowiada co najmniej
wartości początkowej samochodu.

Art. 17f ustala natomiast podstawowe zasady rozliczeń podatkowych stron umowy leasingu
finansowego w jej podstawowym okresie, dotyczące przychodów finansującego i kosztów uzyskania
przychodów korzystającego. Mają one zastosowanie do umów, które spełniają łącznie następujące
warunki:

• umowa leasingu została zawarta na czas oznaczony;
• suma ustalonych w umowie leasingu opłat, pomniejszona o należny podatek od towarów
i usług, odpowiada co najmniej wartości początkowej środków trwałych (czyli wydatkom
finansującego poniesionym na nabycie przedmiotu leasingu);
umowa zawiera postanowienie, że w podstawowym okresie umowy leasingu odpisów
• amortyzacyjnych dokonuje korzystający.

Podstawa prawna:

ustawa z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych
(Dz. U. 2011 r. Nr 74 poz. 397);

Rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002r. w sprawie warunków
ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów
służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów
niebędących własnością pracodawcy (Dz.U.2002.27.271).